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Louvain-la-Neuve, Belgique

Administration & Office Manager (H/F)

  • Experience 3 to 5 years 6 to 10 years 10 years or more
  • Type of role Administration & Communication
  • Region Wallonia
  • Activity Engineering

Contact Martin Canon
Email
+32 (0)484 69 18 18

More info on VOCSens

VOCSens développe des microcapteurs innovants pour l’industrie et l’environnement, en vue de garantir la sécurité et la santé de nos écosystèmes.

Créée en 2019, VOCSens est une spin-off de l’UCL et vient de lever 2,5 Mio€ pour accélérer son développement. La société ambitionne d’industrialiser et de commercialiser ses premiers microcapteurs en 2022 et continue en parallèle le développement de nouveaux produits. Sa technologie peut en effet être appliquée dans de nombreux secteurs d’activité.

L'entreprise comprend actuellement 7 passionnés dynamiques et sympathiques. Afin d’accompagner la croissance de l’entreprise, l’équipe triplera en 2022 ! Dans ce cadre, nous sommes activement à la recherche d’un (m/f) : Administration & Office Manager.


Responsabilités :

En tant qu’Office Manager, vous prenez en charge la gestion administrative des domaines suivants de la société : ressources humaines, comptable, légale, corporate, ainsi que l’office management. Vous apportez votre support à l’équipe de direction et rapportez directement au CEO.

Vos principales responsabilités sont les suivantes :

  • Gestion adminstrative des RH :
    • Administration du payroll, des salaires et des avantages.
    • Gestion des arrivées, des départs et des formations.
    • Gestion des remboursements et des notes de frais.
    • Gestion adminstratives des avantages extralégaux divers : assurances, voiture, etc.

  • Office management :
    • Gestion et suivi des fournisseurs généraux : fournitures, locaux, assurances…
    • Gestion et suivi de la correspondance.
    • Organisation de réunions, évènements, rendez-vous ou déplacements.

  • Comptabilité :
    • Encodage des factures dans le logiciel comptable.
    • Préparation des paiements et suivi des autorisations de paiements.
    • Gestion administrative des subsides.

  • Légal / Corporate :
    • Gestion de procédures et documentation administratives et juridiques de base.
    • Réponses aux demandes d’informations et déclarations générales.
    • Organisation d’Assemblées Générales et de Conseils d’Administration.

Profil :

  • Vous disposez d’un Baccalauréat ou d’un Master, ou équivalent par expérience.
  • Vous avez au moins 3 années d'expérience réussie dans une fonction comparable.
  • Une compétence administrative polyvalente (RH, compta, légal, office, etc) est un plus.
  • Vous êtes rigoureux/se, organisé(e) et vous planifiez adéquatement votre travail et vos priorités.
  • Vous faites montre d’une bonne résistance au stress, d’une forte autonomie et de flexibilité. 
  • Vous être responsable, dynamique, empathique et pragmatique.
  • Vous disposez d’excellentes capacités de communication et d’un bel esprit d’équipe.
  • Vous maîtrisez le français et l’anglais. La connaissance du néerlandais est un atout.
  • Vous utilisez adéquatement MS Office (Word, Excel, Outlook).

Offre :

  • Une fonction diversifiée au sein d’une start-up à haut potentiel, en forte croissance.
  • L’opportunité de rejoindre un environnement à taille humaine, dynamique et agréable.
  • L’opportunité d’apporter votre support qui sera apprécié par toute l’équipe.
  • Un contrat à durée indéterminée, un package salarial attractif en phase avec votre expérience.
  • La possibilité de réaliser une entrée en fonction rapide.

Votre candidature sera traitée en toute confidentialité.

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