Avis de Protection
Ce document, par son concept et sa réalisation technique unique, est protégé par les lois relatives à la propriété intellectuelle.
Toute imitation ou reproduction, totale ou partielle, de sa conception ou de son exécution technique est strictement interdite et passible de poursuites judiciaires.
De même, toute divulgation des informations qu’il contient, ou de toute donnée permettant sa reproduction ou son imitation, est formellement interdite.
Date dernière mise à jour : 4 avril 2025
La présente Politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection des données à caractère personnel, ci-après les « Données », et pour la sauvegarde des droits des personnes concernées par les traitements réalisés par PaHRtners et sa plateforme https://www.pahrtners.be/fr/.
Le traitement des données à caractère personnel effectué par PaHRtners est encadré par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après le « RGPD » et par la loi belge du 30 juillet 2018. L’autorité de contrôle compétente est l’Autorité de protection des données (APD) – www.autoriteprotectiondonnees.be.
Elle a pour objectif d’informer sur les modalités de collecte, de traitement et d’utilisation des données à caractère personnel (DCP), ainsi que les droits dont vous disposez sur celles-ci dans le cadre de l’utilisation du site internet de PaHRtners.
La Politique est susceptible d’être complétée ou remplacée par tout document contractuel ayant le même objet conclu par PaHRtners à l’égard d’une ou plusieurs personnes concernées. Cette dernière peut également être modifiée en fonction des évolutions du site internet.
Les Données s’entendent de la définition retenue par le RGPD : est une donnée à caractère personnel (DCP) toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, en particulier par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres, ci-après dénommée « Personne concernée ».
La Politique s’applique à toutes les Données traitées par PaHRtners, quel que soit leur mode de collecte ou de traitement.
Dans ce contexte, la politique en matière de traitement de données à caractère personnel place au centre de ses engagements les principes suivants :
Les termes ci-dessous définis auront au sein du présent document (ci-après la « Charte ») la signification suivante :
Le Responsable du traitement sera, en fonction du Service utilisé, PaHRtners ou un Partenaire :
Lorsque vous utilisez les services de PaHRtners, nous sommes le Responsable du traitement des données personnelles collectées pour les particuliers.
A contrario, lorsque vous utilisez les Services Partenaires, le Responsable du traitement sera la société offrant le Service et PaHRtners sera le sous-traitant. Le cas échéant, nous vous invitons à contacter la Société offrant le Service pour exercer vos droits relatifs aux Données personnelles.
La présente Charte s'applique à notre Plateforme, aux sites internet d'autres éditeurs partenaires proposant les Services de PaHRtners en marque grise ainsi qu'à toute autre initiative procédant à la collecte de Données. Des conditions particulières pourront venir la compléter le cas échéant.
Sont exclues du champ d'application de la présente Charte les Données saisies dans le cadre de l'utilisation de Services Partenaires, pour lesquels PaHRtners n'est pas le Responsable de traitement.
Cette Charte a été établie au regard des dispositions applicables en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD – Règlement UE 2016/679) et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Elle tient également compte de la directive ePrivacy, telle que transposée en droit belge par la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques, notamment pour les règles liées à la prospection électronique et aux cookies (ci-après la « Législation Applicable »). Elle pourra être modifiée à tout moment par PaHRtners afin de se conformer à d'éventuelles évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales et/ou techniques.
Soucieux de créer et d'entretenir des relations de confiance avec nos Utilisateurs et nos Clients, qui au-delà du fait d'être un prérequis essentiel à toute relation durable ; est indispensable à la pérennité de notre activité, nous avons à cœur de collecter, traiter et protéger les Données de manière sécurisée et de façon conforme à la Loi applicable.
PaHRtners en qualité de Responsable de traitement s'assure :
3.1 Introduction aux données collectées, finalités et bases légales
Afin d'améliorer continuellement votre expérience sur notre Plateforme et de vous proposer des services personnalisés, PaHRtners collecte différentes catégories de données, soit directement via notre Site, soit par l'intermédiaire de services tiers (tels que Facebook, Google, LinkedIn) auxquels vous avez consenti. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces services tiers.
Les informations personnelles que nous utilisons à des fins commerciales ou marketing sont celles que vous nous fournissez directement et sont traitées dans un cadre interne, en conformité avec la législation en vigueur.
Par ailleurs, nous collectons des données comportementales grâce à des outils de suivi tels que les cookies. Vous avez la possibilité de consentir ou de refuser l'utilisation de ces outils lors de votre inscription sur le Site (système d'opt-in).
Les données collectées nous permettent d'améliorer et de personnaliser continuellement votre expérience sur notre Plateforme. Les finalités spécifiques de chaque traitement de données, ainsi que les bases légales sur lesquelles ils reposent, seront détaillées dans le tableau ci-dessous.
Le traitement de vos données personnelles peut reposer sur les bases légales suivantes :
Précision : cette politique de confidentialité ne couvre pas la collecte et le traitement des données personnelles des employés de l'entreprise. Ces informations sont traitées conformément à l'avis de confidentialité dédié aux employés.
3.2 Mise en application : tableau des données collectées
Données collectées - Finalité - Base légale
Données des candidats :Nom, prénom, email, téléphone, CV, lettre de motivation, photo, prétentions salariales, N° de sécurité sociale, notes d’entretien
Recrutement, évaluation de candidatures, constitution d’un vivier de talents.
- Exécution de mesures précontractuelles (art. 6.1.b)
- Intérêt légitime pour conservation (art. 6.1.f)
- Consentement (si conservation prolongée ou données sensibles – art. 6.1.a + art. 9.2.a)
Données des clients :Nom, prénom, email pro, téléphone pro, poste, historique des échanges, besoins en recrutement
Suivi de la relation client, gestion des missions de recrutement, prospection B2B.
Intérêt légitime (art. 6.1.f)
Données collectées via le site web :Informations saisies dans les formulaires de contact, candidatures envoyées par email, adresses IP (via logs ou cookies)
Traitement des demandes entrantes, gestion des candidatures, analyse de fréquentation
Consentement (art. 6.1.a)
Intérêt légitime pour la gestion des demandes (art. 6.1.f)
Données RH et administratives (employés) : Données contractuelles, coordonnées, horaires, bulletins de paie, données sociales, documents signés (DocuSign)
Gestion du personnel, obligations légales RH et sociales
Obligation légale (art. 6.1.c)
Exécution du contrat de travail (art. 6.1.b)
Données issues des outils utilisés : Données déjà mentionnées mais stockées ou traitées via :
• Tools for Staffing (T4S) : gestion des CV
• UpSpot (CRM) : gestion clients et prospects
• Monday : suivi projets
• OneDrive : stockage des documents
• SDWorks : paie & RH
Organisation interne, collaboration, recrutement, gestion commerciale et administrative
Intérêt légitime (art. 6.1.f)
Obligation légale pour SDWorks (art. 6.1.c)
Exécution d’un contrat (selon le contexte – art. 6.1.b)
La durée de conservation des Données, dépend notamment de la base légale autorisant la collecte et de la qualité de Client de PaHRtners ou Utilisateurs des Services de Partenaires.
4.1 Durées de conservation
Soucieux de respecter votre vie privée et conformément aux principes du RGPD, PaHRtners conserve vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une obligation légale ou réglementaire impose une durée de conservation plus longue.
Le tableau ci-dessous présente les durées de conservation spécifiques pour les différentes catégories de données que nous collectons :
Type de données et Durée de conservation
Données des candidats
2 ans après le dernier contact, sauf accord du candidat pour une conservation plus longue
Données des clients
5 ans après la fin de la relation contractuelle
Données collectées via le site web
1 an pour les formulaires de contact, 2 ans pour les candidatures.
Données administratives et RH
Durée légale en vigueur selon la réglementation du travail (généralement 5 ans après la fin du contrat de travail)
4.2 Remarques
PaHRtners agit également en qualité de sous-traitant pour le compte de certains de ses partenaires responsables de traitement. Dans ce cadre, PaHRtners peut effectuer de la prospection commerciale au nom et pour le compte desdits partenaires. PaHRtners partage également les données personnelles avec ses sous-traitants à des fins commerciales et dans le but d'exécuter le contrat afin d'améliorer nos services et de proposer des offres adaptées à nos clients.
PaHRtners veille à assurer la sécurité des Données traitées. Ainsi, des procédures de protection et de sécurité s'appliquent aux traitements des Données et des mesures renforcées et procédures particulières sont mises en place pour les Données pouvant présenter un risque, et ce en conformité avec la Loi applicable. Ces dispositifs permettent de protéger les Données, contre tout traitement illicite ou non autorisé ainsi que toute perte accidentelle, destruction ou dommage. Nous utilisons à cet effet :
Au niveau de l'organisation interne, plusieurs procédures particulières ont été mises en place, afin d'optimiser la sécurité des Données et la minimisation des risques de divulgation :
Ces mesures permettent à PaHRtners d'assurer :
6.1 Stockage des données
Certaines de vos données sont stockées sur nos propres serveurs internes, gérés avec l’assistance de notre prestataire IT externe et de KERN IT. Ces serveurs sont situés en Belgique et accessibles uniquement par les collaborateurs autorisés de PaHRtners ou leurs partenaires techniques mandatés.
Des mesures de sécurité adaptées sont mises en place, notamment des restrictions d’accès, des protections par mot de passe, et des sauvegardes régulières.
Nous utilisons également des services cloud et logiciels professionnels pour le traitement et la conservation de certaines données (recrutement, gestion de projet, communication, RH…). Ces prestataires sont soigneusement sélectionnés afin de garantir un haut niveau de conformité au RGPD, notamment en matière de sécurité, de confidentialité et de limitation des transferts hors UE.
Nos principaux hébergeurs ou services de stockage sont :
Lorsque des données sont transférées en dehors de l’Union européenne, cela se fait dans le respect des règles du RGPD, notamment via l’utilisation de clauses contractuelles types, certifications (comme le Data Privacy Framework pour les USA), ou d’autres garanties appropriées.
6.2 Transfert de données hors de l’Union Européenne
Dans certains cas, PaHRtners peut être amené à transférer vos données personnelles vers des pays situés en dehors de l'Union Européenne. Ces transferts sont effectués uniquement si nécessaire pour la réalisation des finalités décrites dans la présente politique de confidentialité et dans le respect des exigences du RGPD.
Lorsque nous transférons vos données vers un pays situé en dehors de l'Union Européenne, nous nous assurons que ce transfert est encadré par des garanties appropriées, telles que :
Concernant les transferts de données vers les Etats-Unis, suite à l’invalidation du Privacy Shield, les transferts de données vers les États-Unis s’effectuent désormais dans le cadre du Data Privacy Framework UE-États-Unis, lorsque nos prestataires y sont certifiés. Si ce n’est pas le cas, nous exigeons l’application des clauses contractuelles types (CCT) et d’autres garanties appropriées afin d’assurer un niveau de protection équivalent à celui exigé par le RGPD.
Nous nous engageons à ne transférer vos données personnelles que dans des conditions garantissant leur sécurité et leur confidentialité, et nous restons à votre disposition pour toute question relative à ces transferts.
L'AIPD est un outil permettant de construire des traitements de Données respectueux de la vie privée, de démontrer leur conformité au RGPD, d'étudier les éventuels risques sur la sécurité des Données (disparition ou fuite, accès non autorisé) et l'impact potentiel sur la vie privée et les mesures techniques et/ou d'organisation pour protéger les Données. Nous l'appliquons systématiquement pour les traitements susceptibles d'engendrer des risques élevés.
PaHRtners a ainsi décidé :
PaHRtners procède à des vérifications préalables à la contractualisation avec ses Sous-traitants ainsi qu'à des contrôles réguliers, permettant d'assurer l'établissement de procédures appropriées au traitement de Données de chaque Sous-traitant et de la conformité avec la Loi applicable.
8.1 Mesures spécifiques en cas de violation des données personnelles
En cas de violation des données personnelles, PaHRtners notifiera l'incident à l'Autorité de contrôle, l’APD, au plus tard 48h (quarante-huit heures) après en avoir pris connaissance, conformément à l'article 33 RGPD.
Comme le prévoit l'article 34 RGPD, PaHRtners informera la personne concernée de toute violation de ses Données, lorsque celle-ci est susceptible d'engendrer un risque élevé pour ses droits et libertés.
8.2 Un personnel formé
PaHRtners s'engage à former son personnel et à le sensibiliser aux devoirs et obligations lui incombant en matière de protection des Données de manière régulière. A cet effet, les procédures sont documentées, l'accès aux Données est limité aux seules personnes qui les utilisent.
En cas de besoin de clarification, le personnel a l'obligation de s'adresser au Délégué à la protection des données personnelles.
9.1 Comment exercer vos droits ?
PaHRtners s'assure que les Données dont nous disposons sont en adéquation et limitées aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, sont exactes et mises à jour lorsque nécessaire, en donnant la possibilité à nos Clients de les modifier ou de les compléter.
Vous pouvez, à tout moment, demander au Responsable du traitement l'effacement, la modification, une copie de vos Données ou vous opposer à l'utilisation de vos Données à des fins de prospection commerciale, ou nous faire part d’une violation, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données personnelles à l’adresse mail suivante : dpo@pahrtners.be ou à l’adresse postale suivante : Rue du Warchais, 34 à 6210 Les Bons Villers.
Nous vous rappelons que : PaHRtners a la qualité de Responsable du traitement lorsque vous utilisez nos Services. Vous pourrez dans ce cas nous contacter directement pour l’exercice de vos droits relatifs aux Données.
A contrario, lorsque vous utilisez les Service partenaires, le Responsable du traitement sera le Partenaire responsable du Service.
9.2 Quels sont vos droits ?
Nous nous assurons, à cet effet, que le personnel en charge de la protection des Données est formé et à même de reconnaître et répondre à une demande d'exercice de droit Clients et Utilisateurs.
9.3 Portabilité - Demande de restitution des données Clients - Accès aux Données
Lorsque vous consentez de manière explicite au Traitement de Données pour une ou plusieurs finalités spécifiques, vous pouvez demander que vous soit envoyée une copie des Données que vous avez fournies au Responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible, disponible sans délai, conformément à l'article 20 RGPD.
Vous pouvez si vous le demandez, télécharger la copie de toutes les informations saisies sur le Site. Si vous rencontrez des difficultés à obtenir une copie de vos Données, nous vous prions de soumettre votre demande sur le Site dans la section Nous contacter.
Vous pouvez transmettre vous-même ces Données à un autre Responsable du traitement ou obtenir que ces Données soient transmises directement d'un Responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.
PaHRtners se réserve le droit en sa qualité de Responsable de Traitement de s'opposer aux demandes manifestement abusives, (caractère répétitif ou systématique) et subordonner la délivrance de toute copie supplémentaire au paiement d'un coût de la reproduction.
PaHRtners se réserve le droit de vous demander des documents additionnels par mesure de sécurité tel qu'une photocopie de votre pièce d'identité, afin de prévenir d'éventuelles demandes frauduleuses. Cependant si une demande relative aux Données devait avoir été effectuée au moyen d'un acte frauduleux ou par le biais de la ruse, PaHRtners ne saurait être tenu responsable si le demandeur a été en mesure de fournir toutes les informations et documents requis.
9.4 Demande d'effacement
Vous pouvez à tout moment demander l'effacement de vos Données sur le Site dans la section Nous contacter. Suite à l'exercice de votre droit à l'effacement de vos Données, vous recevrez un email vous confirmant la prise en compte de votre demande. La suppression sera effective dans un délai de 1 mois maximum et une confirmation d'effacement vous sera envoyée sur votre adresse email.
Vos Données seront effacées de nos bases de données clients, cependant PaHRtners conserve une trace de la demande et l'effacement afférent pour des fins probatoire et d'opposabilité de respect de procédure.
Si nous ne parvenons pas à trouver votre adresse dans nos bases de données, nous ne pourrons honorer votre demande.
9.5 Demande de modification
Vous pouvez, à tout moment, modifier, compléter ou corriger vos Données si celles-ci sont incomplètes ou incorrectes sur le Site dans la section Nous contacter.
Si la modification concerne votre adresse email, la modification de celle-ci entraînera la suppression de votre compte Client existant et un nouveau compte sera créé à l'aide de la nouvelle adresse email fournie.
Pour toute(s) autre(s) modification(s), deux cas de figure se présentent à vous :
9.6 Droit d'opposition
Vous avez la possibilité, à tout moment de vous opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de vos Données à caractère personnel, via le Site dans la section Nous contacter, à moins que le traitement ne réponde à une obligation légale ou lorsque l'application de ce droit d'opposition a été écartée expressément par une disposition de l'acte autorisant le traitement.
L'opposition, qui s'effectue sans frais, concerne l'utilisation des Données à des fins de prospection, notamment commerciale, par le Responsable du traitement actuel ou ultérieur.
9.7 Décision individuelle automatisée
Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire, sauf dans les cas où :
9.8 Désinscription aux messages marketing de PaHRtners et newsletter
PaHRtners vous envoie des communications commerciales et la newsletter, afin de vous tenir informer de la mise à jour de nos offres et dernier lancement de produit, cependant si vous ne souhaitez plus les recevoir, il vous suffit de cliquer sur le lien prévu à cet effet sur chacune des communications que vous recevez, à défaut vous pouvez également vous vendre sur la page suivante : gestion des emails.
9.9 Les Données fournies dans le cadre d'une candidature
Dans le cas où vous avez postulé via un site de recherche d'emploi, vos Données ou curriculum vitae font l'objet d'un traitement informatique destiné à la gestion administrative de votre candidature. Les destinataires de des données sont les équipes des Ressources et de Recrutement. Conformément à la Loi applicable, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD), autorité compétente en Belgique :
www.autoriteprotectiondonnees.be – Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.