Acteur du milieu des soins de santé avec des entités en Wallonie et en Flandre, notre client évolue dans un secteur exigeant, où la qualité de la prise en charge, la réactivité et la rigueur sont au cœur du quotidien.
Fondée et dirigée par des professionnels du monde médical et portée par un véritable esprit entrepreneurial, l’entreprise poursuit activement le développement de son réseau, avec l’ambition de devenir une référence dans son domaine.
Responsabilités
Dans ce rôle d’Office Manager, vous vous positionnez comme un véritable soutien à la direction, vous assurez le suivi administratif quotidien de l’entreprise et facilitez la coordination entre les centres, leurs managers, la direction et les partenaires externes.
Votre temps est dédié aux centres de soin en Flandre et au support administratif et organisationnel des cofondateurs.
Vos missions sont :
- Piloter l’administration quotidienne et assurer le suivi des demandes, documents et outils nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ;
- Réaliser le back office des clients, en orientant les demandes, en suivant les plaintes, remboursements et dossiers administratifs ;
- Assurer le suivi administratif et comptable : factures, paiements, remboursements, créances et coordination avec le comptable ;
- Coordonner l’administration RH et l’onboarding des collaborateurs : arrivées, départs, documents, matériel, accès et suivi pratique ;
- Soutenir le recrutement et le campus recruitment, ainsi que l’organisation des stages, partenariats et actions destinées aux étudiants et jeunes diplômés ;
- Coordonner les besoins opérationnels des centres ;
- Participer à l’ouverture de nouveaux centres en Flandre et coordoonner les aspects administratifs, matériels et logistiques nécessaires à leur mise en fonctionnement.
- Coordonner les partenaires externes : assurances, secrétariat social, avocats, nettoyage, etc.
- Contribuer aux projets transversaux de l’entreprise : communication, événements, salons, goodies et autres besoins organisationnels ponctuels.
Vous rejoignez une entreprise en pleine croissance qui propose un rôle à construire, avec un périmètre pouvant évoluer en fonction de votre profil, de vos forces et de votre envie de vous investir.
Profil
- Vous justifiez d'une expérience en office management, en assistanat de direction ou en coordination administrative, idéalement dans un cabinet médical ou dans le monde des soins ;
- Vous êtes autonome et proactif(ve), et vous savez trancher : vous prenez des initiatives et avancez dans votre périmètre de responsabilité ;
- Vous êtes organisé(e), réactif(ve) et rigoureux(se) : vous jonglez avec plusieurs demandes, gérez les priorités et collaborez avec les responsables de sites et les prestataires ;
- Vous faites preuve de discrétion et gardez votre calme et votre efficacité dans un environnement exigeant ;
- Vous parlez couramment le français et le néerlandais ;
- Vous utilisez avec aisance les outils numériques de gestion et de partage de documents.
- Vous êtes titulaire d’un permis B et êtes disposé.e à vous déplacer sur les différents centres principalement en Flandre de manière ponctuelle.
Offre
- Une fonction polyvalente au cœur du fonctionnement d’un réseau de centres, avec des échanges réguliers avec les équipes de terrain et la direction ;
- Des responsabilités variées avec un impact concret sur le fonctionnement quotidien de l’entreprise ;
- Une entreprise à l’esprit entrepreneurial, dans un environnement challengeant et dynamique.
- Une fonction en télétravail impliquant des déplacements ponctuels dans les centres en Flandre ;
Votre candidature sera traitée en toute confidentialité, conformément au RGPD. PaHRtners promeut la diversité, l’équité et l’inclusion.